منطقه طلایی مدیریت

مدل تناسب ابزار هماهنگی با محرک‌های عملکرد

مدل تناسب ابزار هماهنگی با محرک‌های عملکرد

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد

 سيد محمد اعظمی‌نژاد*

 منبع: Mindtools

 آيا از عملکرد سازمان خود به اندازه کافی رضايت داريد؟ چه چيزی بايد برای بهبود وضعيت تغيير کند؟ آيا در بعضی مواقع فرآيندها به خوبی عمل نمی‌کنند؟

 آيا برای بهبود، سازمان به سازماندهی مجدد نياز دارد؟ چرا يک سازمان به راحتی در مسير رشد وتوسعه کسب و کار قرار می‌گيرد و سازمانی ديگر برای سودآوری با مشکلات متعدد دست‌و‌پنجه نرم می‌کند؟ پاسخ به اين پرسش‌ها در درک دلايل و محرک‌های عملکردی و ارتباطات ميان آنها است. در اين نوشتار ابزار قدرتمند مدل تناسب، برای يافتن دلايل اينکه يک سازمان راه را به اشتباه می‌رود معرفی خواهد شد.

 معرفی ابزار

 مدل تناسب بر مبنای چهار عنصر اصلی موثر بر عملکرد سازمان شامل وظايف، کارکنان، ساختار و فرهنگ حاصل شده است. تناسب يا سازگاری هرچه بيشتر بين اين عوامل منجر به عملکرد بهتری در سازمان می‌شود. برای مثال اگر سازمان شما کارکنان برجسته‌ای داشته باشد، اما فرهنگ کاری مناسب در سازمان شما حاکم نباشد، به احتمال زياد عملکرد قابل توجهی از طرف آنها برای سازمان حاصل نخواهد شد. به همين ترتيب ممکن است از آخرين تکنولوژی‌های روز دنيا برخوردار باشيد، اما اگر فرهنگ بوروکراتيکی در سازمان شما غالب باشد و در باتلاق تاخير در تصميم‌گيری‌ها گرفتار خواهيد شد. برای جلوگيری از اين عدم توازن، ابزار مدل تناسب، روش نظام‌مندی برای در نظر گرفتن همه عوامل موثر بر عملکرد سازمان پيشنهاد می‌دهد. برای به‌کارگيری اين ابزار هر يک از اجزای آن را به‌طور جداگانه مورد تجزيه و تحليل قرار دهيد و سپس به دنبال چگونگی ارتباط بين اين اجزا باشيد. می‌توانيد اين گام‌ها را برداريد:

 گام اول- هر عنصر کليدی را به طور جداگانه مورد تجزيه و تحليل قرار دهيد:

 وظايف: در ابتدا نياز به درک اين موضوع داريد که چه کاری محور اصلی عملکرد در سازمان است. در اين گام بايد به دنبال فعاليت‌های حياتی در سازمان باشيد، اينکه اين کارها چگونه انجام می‌شوند و در کجای فرآيند قرار دارند، مهم است.

 • آيا اين کار، نياز به مهارت يا دانش ويژه‌ای دارد؟

 • نتايج حاصله از انجام کار مورد نظر چيست؟

 • آيا فعاليتی تکراری است يا نياز به خلاقيت دارد؟

 • برای اينکه اين کار به بهترين شکل ممکن انجام شود بايد چگونه عمل کرد؟ با سرعت بالا؟ دقت زياد؟ تجزيه و تحليل؟..

 کارکنان: اکنون که فعاليت‌ها شناخته شده‌اند، بايد افرادی که صاحب اين فعاليت‌ها هستند، به ويژه فعاليت‌های کليدی سازمان، را مورد تجزيه و تحليل قرار دهيد.

 • برای انجام کار مورد نظر با چه کسی بايد تعامل کرد؟ مديران، کارکنان، پيمانکاران.

 • کارکنان چه مهارت‌هايي دارند؟ دانش، تجربه، شايستگي يا آموزش‌های خاص.

 • مشخصات جمعيت شناختی چگونه است؟ سن، جنسيت و قوميت.

 • وضعيت برآورده سازی انتظارات کارکنان مانند جبران خدمات، پاداش، ارتقای شغلی و... چگونه است؟

 ساختار سازمانی: اين عنصر ساختار رسمی، سيستم‌ها و فرآيندهايي را که سازمان را مورد حمايت قرار می‌دهد در برمی‌گيرد.

 • سازماندهی سازمان چگونه است؟

 • آيا فعاليت‌های سازمان استاندارد شده اند؟ قوانين، سياست‌ها و دستورالعمل.

 فرهنگ: در اين جا با قوانين نانوشته‌ای که به نگرش، باورها، تعهد و انگيزش کارکنان ارتباط مستقيم دارد، مواجه هستيد. تجزيه اين عنصر کاری دشوار است و اغلب موثرترين عنصر در عملکرد سازمان است.

 • جريان اطلاعات در سازمان چگونه است؟

 • باورها و ارزش‌های کارکنان در سازمان چگونه است؟

 • چه نوع سبک رهبری در سازمان وجود دارد؟

 گام دوم- ارتباط بين عناصر را در سازمان خود را مورد بررسی قرار دهيد: بعد از تجزيه و تحليل عوامل و عناصر مهم تاثيرگذار بر عملکرد، نياز به بررسی ارتباط و تناسب بين آنها است.

 • کار و کارکنان: آيا کارها توسط افراد مناسب انجام می‌شود؟

 • کار و ساختار: آيا کار انجام شده به شيوه‌ای مناسب و با توجه به ساختار سازمانی هماهنگ شده است؟

 • ساختار و کارکنان: آيا ساختارها به کارکنان اجازه ارتباطات اثربخش در سازمان می‌دهد؟

 • کارکنان و فرهنگ: آيا کارکنان در فرهنگی مناسب و قابل قبول برای انجام کارها در بهترين شکل ممکن قرار دارند؟

 • کار و فرهنگ: آيا فرهنگ جاری در سازمان، از کار به عنوان يک ارزش حمايت می‌کند؟

 • ساختار و فرهنگ: آيا ساختارهای رسمی و غير رسمی در سازمان با هم هماهنگ هستند؟

 گام سوم- برای ايجاد تناسب و تعادل بين عناصر برنامه‌ريزی کنيد: با بحث و تبادل نظر در مورد کليه عوامل موثر بر عدم تناسب و تعادل، می‌توانيد به راهکارهای قابل قبولی برای ايجاد تناسب در سازمان برسيد. بايد از اين اطلاعات به عنوان ورودی مهمی در تدوين و بازنگری استراتژی‌های سازمان استفاده كنيد.

 گام پايانی اين ابزار زمانی کامل می‌شود که شما به برنامه‌هاي عملياتی موثری برای ايجاد تناسب بين عناصر اصلی ابزار برسيد و آنها را اجرايي کنيد.

 *عضو هيات ریيسه کميته تخصصي توسعه- انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)

• < قبلی
• بعدی >