منطقه طلایی مدیریت

ابزار اثربخش درارتباط کاری

مديريت بر مافوق

ابزار اثربخش درارتباط کاری

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد

 سيد محمد اعظمی‌نژاد*

 منبع: Mindtools-hbr.org

 يکی از جنبه‌های مهمی که اغلب در مدیریت ناديده گرفته می‌شود، نحوه ارتباط شما با ریيس‌تان است. مافوق شما به عنوان فردی کليدی می‌تواند موفقيت يا شکست تان را به عنوان يک رهبر سازمانی تضمين کند! يک مدير اثربخش علاوه بر اينکه وقت و تلاش قابل‌توجهی برای روابط خود با زيرمجموعه خود اختصاص می‌دهد، به همان درجه اهميت نيز برای حفظ ارتباط مناسب با مافوق خود ارزش قائل است.

 بديهی است ریيس شما افراد مختلفی در زيرمجموعه خود دارد و ممکن است شما اولين نفر در ليست اولويت‌های ارتباطی وی نباشيد، اما اين مهم است که مافوق شما اولين نفر در ليست اولويت‌های ارتباطی شما باشد! شما بايد به‌طور فعالانه ارتباط خود را با مافوق خود بهبود دهيد در غيراينصورت بايد منتظر عواقب کم‌کاری خود باشيد.

معرفی ابزار

 وقتی شما با ریيسی حمايت‌کننده و انگيزاننده روبه‌رو هستيد، تلاش برای ايجاد و بهبود ارتباط کاری لذت بخش خواهد بود، اما حتی وقتی با يک ریيس بی‌تجربه وضعيف هم مواجه باشيد می‌توانيد با استفاده از چند اقدام کليدی ارتباط کاری خيلی خوبی برقرار کنيد:

• برداشت ذهنی خود را در ارتباط با مافوق تصحيح کنيد؛ بسياری از افراد از ميزان وابستگی ریيس خود به همکاری و کمکی که از خود نشان می‌دهند، بی‌اطلاع هستند. اين افراد نمی‌دانند که می‌توانند سهم بزرگی از موفقيت مافوق خود را داشته باشند. البته بعضی از مديران مافوق خود بی‌نياز از هر کمک  از زيرمجموعه خود می‌دانند، در مواجهه با چنين مديرانی، شما بايد درک خود را از نقاط ضعف، قوت، سبک کاری و نيازهای وی تا حد امکان بالا ببريد و از اطلاعات به دست آمده برای ساختن يک ارتباط موثر استفاده کنيد.

• ریيس خود را بشناسيد؛ مديريت بر مافوق، مستلزم درک و شناخت درستی از شخصيت و ذهنيت او است. حداقل چيزی که بايد در مورد ریيس خود بدانيد اهداف و نقاط ضعف و قوت او است. بايد بفهميد سبک کاری او چيست؟ آيا او علاقه‌مند به دريافت اطلاعات به صورت شفاهی، نامه رسمی، تشکيل جلسه يا تماس تلفنی است؟ کدام روش ارتباطی، تعارضات را به حداقل می‌رساند. بدون در اختيار داشتن اين اطلاعات، مواجه شدن با ریيس مانند پرواز با چشمان بسته است و ممکن است موجب سوء تفاهمات و درگيری بی‌مورد شود.

• خود را بشناسيد؛ مافوق شما، تنها نيمی از اين رابطه است. شما نيمی ديگر از اين رابطه هستيد و بايد بتوانيد کنترل کاملی در سهم ارتباطی خود داشته باشيد. بهبود روابط کاری اثربخش نيازمند شناسايي نقاط ضعف و قدرت و سبک رفتاری تان است. احتمالا شما نخواهيد توانست شخصيت اصلی خود يا ریيس تان را تغيير دهيد، اما می‌توانيد با آگاهی از نحوه رفتاری خود موجب تسهيل ارتباط با او شده و اثربخش‌تر عمل کنيد. خودآگاهی نسبت به رفتار و شيوه ارتباطی کاری دشوار است، ولی غيرممکن نيست و شما می‌توانيد با استفاده از تجارب قبلی خود به اين خودآگاهی دست پيدا کنيد.

• ارتباطات را توسعه و بهبود دهيد؛ با شناخت مناسبی از خود و ریيس‌تان، معمولا اين قابليت در شما ايجاد می‌شود که راهی برای همکاری و ارتباط دوطرفه و بدون ابهام ايجاد کنيد.

• سبک کاری تان را با مافوق سازگار کنيد؛ پيتر دراکر تقسيم بندی جالبی از سبک کاری مديران دارد. او می‌گويد: بعضی مديران «شنونده»‌های خوبی هستند و علاقه‌مندند پيام‌ها و اطلاعات را از زبان شما بشنوند اما برای برخی ديگر، خواندن نامه‌ها و ایمیل‌ها رسمی از طرف شما مطلوب‌تر است. بنابراين بخشی از سازگاری در همين نحوه ارتباط نهفته است.

نوع ديگر سازگاری به سبک تصميم‌گيری مافوق بستگی دارد. بعضی از مديران علاقه‌مند هستند در تصميم‌گيری‌هايتان از آنها نظر بخواهيد و آنها را درگير کنيد. برخی ديگر وظيفه تصميم‌گيری را به شما واگذار می‌کنند و هيچ علاقه‌ای به درگير شدن در تصميم‌گيری ندارند.

• انتظارات و توقعات مافوق را شفاف کنيد؛ بسياری از افراد به صورت منفعلانه فکر می‌کنند که ریيس دقيقا می‌داند که چه انتظار و توقعی از آنها دارد. البته در سازمانی که رويکردهايي چون برنامه‌ريزی استراتژيک، برنامه‌ريزی کارراهه شغلی و مديريت عملکرد وجود دارد، انتظارات تا حد زيادی مشخص است، اما متاسفانه در اغلب سازمان‌ها اين رويکردها يا وجود ندارد يا اصلا اجرايي نشده است. به همين خاطر لازم است که شما از انتظارات ریيس خود به خوبی اطلاع پيدا کنيد. اگر با ریيسی مواجه شويد که معمولا انتظارات خود را به صراحت بيان نمی‌کند کار شما دشوارتر خواهد شد. سعی کنيد راهی برای نفوذ به مافوق و مستند کردن انتظارات وی پيدا کنيد چرا که معمولا اينگونه مديران استانداردهای کاری غيرواقعی و دست نيافتنی دارند که با مديريت کردن آن می‌توانيد تعارضات را به حداقل برسانيد.

• جريان اطلاعات را مديريت کنيد؛ وقتی مافوق شما از ميزان مسائل و دشواری‌های کاری شما مطلع باشد، در نحوه تعامل و ارتباط وی اثر خواهد گذاشت. معمولا افراد موثر، راه‌هايي برای اطلاع‌رسانی از موانع و مشکلات پيش روی خود به مافوق در دسترس دارند و همواره مدير خود را در اين خصوص به روز نگاه می‌دارند. البته مديريت جريان اطلاعات از پايين به بالا کمی دشوار است به‌خصوص زمانی که مدير شما علاقه‌ای به شنيدن مشکلات شما نداشته باشد.  بعضی از افراد فقط اخبار خوب را به مافوق خود منتقل می‌کنند و برخی حتی مشکلات بالقوه را نيز اطلاع‌رسانی می‌کنند. در انتخاب نوع اطلاعات، هوشمندی شما تعيين‌کننده است.

• قابل اعتماد و راستگو باشيد؛ برای يک ریيس اعتماد به فردی که سابقه خوبی در صداقت در گفتار و قابليت اعتماد ندارد، کار بسيار دشواری است. برای بالا بردن سطح اعتماد مافوق بايد با برداشتن گام‌هايي عملی، بتوانيد طی گذشت زمان وی را برای مشارکت دادنتان در تصميم‌گيری‌های مهم متقاعد کنيد.

• از زمان و منابع به صورت مناسب استفاده کنيد؛ ریيس شما منابع، انرژی و زمان محدودی در اختيار دارد و هر درخواست بی‌اهميت و بدون دليل شما می‌تواند موجب تعارض فی‌مابين شود. بنابراين درخواست‌های خود را همراه با مطالعه و دليل توجيه‌کننده به وی ارائه کنيد.

* عضو هيات ریيسه کميته تخصصي توسعه- انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)

• < قبلی
• بعدی >