اخبار بازار ارزهای دیجیتال
تحلیل ارزهای دیجیتال
اخبار بازار بورس
بازاریابی و مدیریت بازار
مدیریت
اقتصاد
کسب و کار
آمار بازدید سایت
آماده سازي و استفاده از شرح وظايف شغلي
- توضیحات
- نمایش از دوشنبه, 03 تیر 1392 07:02
- بازدید: 1364
آماده سازي و استفاده از شرح وظايف شغلي
منبع: نشريه ميثاق مديران
نويسنده: گروه مترجمان ميثاق مديران
شرح وظايف ،نمايانگر يك ارزيابي جامع از هدف شغل، كمك آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار كلي سازمان، وظايف اصلي، مسئوليت ها و اصول گزارش دهي است.
شرح وظايفي كه به خوبي نوشته شده باشد، به دارنده آن شغل و مدير مستقيم وي بينشي شفاف از شغل مورد نظر مي دهد . واحد توسعه منابع انساني نيز داراي ابزاري است كه بر اساس آن مي تواند به راحتي مهارت ها، تجارب و صلاحيت هاي افراد در قبال شغل مورد نياز را بسنجد. شرح وظايف شكل دهنده مبنايي مفيد است كه مي توان بر اساس آن عملكرد را ارزشيابي كرد ، تكامل شغل مورد نظر را سنجيد، شغل را درجه بندي كرد و نيز كارها و فعاليت هايي را مشخص كرد كه به نظر مي رسد در سازمان وجود ندارند. ضروري است كه شرح وظايف ساختاريافته باشد تا امكان انعطاف پذيري در كار مهيا شود و هيچ كس نتواند بگويد، «اين جزء شرح وظايف من نيست!»
▪ تعريف
شرح وظايف شغلي، بيان واقع بينانه ساختار و واقعيت هاي برگرفته از اهداف و وظايف تعيين شده براي يك كار است. شرح وظايف شغلي، حد و مرزهاي اختيارات شاغلين را مشخص كرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلي، مكان شغل و اصول گزارش دهي شغلي است.
▪ مزايا
شرح وظايف شغلي:
ـ وظايف و مسئوليت ها را روشن مي كند؛
ـ براي استخدام كاركنان مفيد است؛
ـ شكاف ها يا موازي‌كاري ها در سازمان را نشان مي دهد؛
ـ يك ارزيابي جامع از وظايف و فعاليت هايي كه در يك واحد يا يك سازمان انجام مي شوند، ارايه مي كند.
▪ معايب
شرح وظايف شغلي:
ـ اگر محيط سازمان بيش از حد محدودكننده باشد، ممكن است افراد بگويند كه «اين كار من نيست.»
ـ نيازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چك ليست عملي
۱) كاركنان را از علل ارزيابي و اصلاح شرح وظايف شغلي آنان مطلع سازيد
وقتي به بررسي شرح وظايف شغلي مي پردازيد، ضروري است، كاركنان خود را به طور كامل از اين فرآيند مطلع سازيد و براي آنها توضيح دهيد كه اين كار با مشاركت همه كاركنان صورت مي گيرد. اهداف ارزيابي شرح وظايف شغلي عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات كاري؛
▪ كمك به ارزيابي و ارتقاي شغلي؛
▪ ارايه دركي كامل از نحوه سازماندهي شركت به همه كاركنان.
۲) مسئوليت ها را تعيين كنيد
شرح وظايف شغلي را واحد پرسنلي تهيه كرده و به تاييد مديران صف مي رساند. البته در برخي سازمان ها ،اين كار به عهده مديران صف است و واحد پرسنلي تنها در اين زمينه راهنمايي و مشاوره مي دهد. در اين خصوص بايد نكات زير را مد نظر داشت:
▪ آيا تمامي وظايف و فعاليت ها بر اساس اولويت فهرست شده اند؟
▪ همه كاركنان از شرايط گزارش دهي كارشان مطلع هستند؟
▪ توازني ميان تعداد كاركنان يك مدير وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش دهي بيش از حد زياد هستند؟
▪ تداخلي ميان كار واحدهاي فعال در يك سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقي گروه بندي و برخي از ديگران جدا شده اند؟
▪ شكافي در وظايف كليدي ديده مي شود، ممكن است برخي از اين وظايف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوري كنيد
فردي كه مسئول تدوين شرح وظايف شغلي است، بايد اين موارد را در نظر بگيرد:
▪ تمايز ميان آنچه كاركنان فكر مي كنند و آنچه واقعاً انجام مي دهند؛
▪ تمايز ميان افكار همكاراني كه با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه بايد انجام شود.
شما مي توانيد از طريق مصاحبه هاي غيررسمي، به راحتي به اين اطلاعات دست يابيد. مي توانيد از پرسش نامه هم استفاده كنيد، اما وقتي با افراد مصاحبه مي كنيد، تجزيه و تحليل اطلاعات مكتوب به دست آمده از آنها، نيازمند صرف زمان بيشتري است و ممكن است نتايج آن هم مبهم باشد.
۴) پيش نويس شرح وظايف شغلي تهيه كنيد
شرح وظايف شغلي بايد شامل موارد زير باشد:
اطلاعات پايه.. عنوان شغلي و واحد شغلي . عنوان شغلي بايد مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشيد كارمندان، وضعيت و موقعيت افراد را از روي عنوان شغلي آنها حدس مي زنند.
سلسله مراتب گزارش دهي. بايد در تعيين عنوان شغلي مشخص كنيد فرد قرار است به چه كسي گزارش دهد و چند نفر بايد به فردي كه اين عنوان را در اختيار دارد، گزارش كنند.
مكان. مكان شغلي مورد نظر را تعيين كنيد. اگر سفر مورد نياز است، آن را با بيان جزييات دقيق روشن كنيد.
ارتباطات مهم كاري. در صورت تناسب، از چارت سازماني براي نشان دادن نحوه ارتباط يك شغل با ديگر مشاغل و جايگاه آن در ساختار سازمان استفاده كنيد.
هدف اصلي يا هدف شغلي. به طور مختصر توضيح دهيد، چرا اين شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظايف شغلي يك مدير فروش بايد چنين آمده باشد: «تضمين تحقق اهداف فروش.»
وظايف يا مسئوليت هاي كليدي، همان وظايفي هستند كه نقش بسزايي در تحقق اهداف شغلي و سازماني دارند. آنها بخش مهمي از شغل را تشكيل مي‌دهند. ايده آل آن است كه براي هر شغل بيش از پنج يا شش وظيفه را تعيين نكنيم. ممكن است برخي مشاغل پايه ،تنها داراي دو يا سه وظيفه باشند هر چند كه اكثر مشاغل داراي چند وظيفه هستند. وظايف و فعاليت هاي ثانويه را نيز بايد فهرست كرد:
توصيف هر يك از وظايف بايد داراي سه عنصر زير باشد:
▪ تعيين فعاليت اصلي (مانند توسعه، طراحي، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعاليت (سطح موجودي كالا، عرضه كنندگان فعلي و يك سيستم جديد رايانه اي)؛
▪ منظور از آن فعاليت (كاهش هزينه ها، افزايش اثربخشي و ايجاد درآمدهاي جديد).
يك نمونه از شرح وظايف شغلي كه شامل تمامي اين عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزينش و اجراي يك سيستم جديد رايانه اي براي ايجاد ارتباطات بهتر با مشتريان كليدي است.» نتايج حاصله (مانند «توسعه مشتريان فعلي) را در شرح وظايف شغلي بگنجانيد اما اهداف را بيان نكنيد. در مورد اهداف بايد به طور جداگانه بحث كرد و بهتر است آنها را با سيستم هاي عملكرد يا ارزيابي هاي منظم تلفيق كنيد.
معمولاً وظايف كليدي بر اساس درجه اهميت يا ديگر معيارهاي توافق شده همانند فن آوري، توالي فعاليت ها يا وظايف مرتبط با يك فعاليت خاص فهرست بندي مي شوند.
● براي آماده سازي و استفاده از شرح وظايف شغلي
▪ بايدها
ـ اجازه دهيد كاركنانتان بدانند چرا شرح وظايف شغلي آنان اصلاح و يا روزآمد شده است.
ـ شاغلين فعلي را در اين فرآيند دخالت دهيد.
ـ براي جلوگيري از دوباره‌كاري، شرح وظايف شغلي را مرتباً بررسي كنيد.
ـ به طور منظم، شرح وظايف شغلي را روزآمد كنيد
ـ نبايدها
ـ با نوشتن شرح وظايف شغلي سختگيرانه، قدرت ابتكار كاركنان خود را محدود نكنيد.
۵) شرح وظايف شغلي را روزآمد و بررسي كنيد
شرح وظايف شغلي بايد بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه هاي زير بررسي شود:
ـ به طور سالانه يعني زماني كه عملكرد شاغلين بررسي مي شود
ـ زمانيكه پستي خالي مي شود بايد همخواني آن شغل با شرح وظايف آن تضمين شود.
ـ عملكرد يك شغل به تناسب پس از مدتي بازنگري و در مورد آن تصميم گيري شود.
● پرسش هاي مهم
▪ آيا شرح وظايف شغلي خود را مي دانيد؟
▪ آيا تمايل داريد شرح وظايف شغلي خود را تغيير دهيد؟
▪ آيا تاكنون شرح وظايف شغلي شما روزآمد شده است؟
براي اطلاعات بيشتر كتب: «نگارش شرح وظايف شغلي»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاك ، ۲۰۰۰ «استخدام و گزينش: رويكردي در قبال صلاحيت ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاك، ۲۰۰۰