منطقه طلایی مدیریت

فرآيند نظارت با تأكيد بر اقدامات اصلاحي تشويق و تنبيه

فرآيند نظارت با تأكيد بر اقدامات اصلاحي تشويق و تنبيه

ظاهري خالدي - فوق ليسانس مديريت دولتي

از طريق نظارت، حداكثر كارايي و اثربخشي از منابع و فعاليتهاي اعضاء در جهت نيل به اهداف سازمان و جامعه حاصل مي گردد.

مقدمه

نظارت يكي از مهمترين وظايف اساسي مديريت است كه در ارتباط با ساير وظايف مدير مطرح مي باشد چرا كه از طريق نظارت ، حداكثر كارايي و اثربخشي از منابع و فعاليتهاي اعضاء در جهت نيل به اهداف سازمان و جامعه حاصل مي گردد . بنابر اين از طريق نظارت و كنترل است كه يك برنامه ريز به صحت پيش بيني هاي خود پي خواهد برد و بدون توجه به نظارت ، ساير وظايف مديريت ، مثل برنامه ريزي ، سازماندهي و هدايت ناقص بوده و تضميني براي انجام درست آنها وجود ندارد .

يك سازمان و يا يك جامعه براي زنده ماندن و ادامه حيات ، نياز به بازنگري و نظارت دارد. بنابر اين نظارت يكي از وظايف مهم مديران سازمان ها است نظارت ضمن ارتباط با ساير وظايف ، عاملي مؤثر در تحقق اهداف و برنامه هاي سازمان تلقي مي شود . هنگامي كه برنامه ريزان به پيش بيني وضعيت آينده مي پردازند بايد راهكارهايي را براي تصحيح خطاهاي احتمالي در نظر بگيرند . بر همين اساس مفاهيم برنامه ريزي و نظارت معمولا" در كنار هم مطرح مي شوند . زيرا مديران درفراگرد نظارت وكنترل ،

وضعيت موجود را با وضعيت مطلوب مقايسه مي كنند و بر اساس اين مقايسه به برنامه ريزي مجدد مبادرت مي ورزند .

 

مفهوم نظارت

درمورد نظارت و كنترل تعاريف متعددي ارائه شده است كه ذيلا" به تعدادي از آنها اشاره مي شود :

 

1 -  نظارت فراگردي است كه از طريق آن عمليات انجام شده با فعاليت هاي برنامه ريزي شده تطبيق داده مي شوند . اين فراگردها براي تصحيح مستمر عملكردها در جهت دست يابي به اهداف سازماني به كار گرفته مي شود و ميزان پيشرفت در جهت تحقق اهداف را نشان مي دهد . در واقع فراگرد نظارت به مقايسه « بايد ها » و « هست ها » مي پردازند و فاصله وضع موجود تا وضع نامطلوب را اندازه مي گيرد .

2 -  نظارت عبارت است از ارزيابي تصميم ها و برنامه ها از زمان اجراي آنها و اقدامات لازم براي جلوگيري از انحراف عمليات ، نسبت به هدفهاي برنامه و تصحيح انحرافات احتمالي بوجود آمده .

3 -  نظارت عبارت است از بررسي ميزان كوشش و موفقيت افراد در انجام وظايف و اجراي مسئوليت هاي محوله .

4 -  نظارت عبارت است از فرايندي كه از طريق آن ، مسئولان و مديران اطمينان حاصل مي نمايند كه عملكرد افراد با فعاليت هاي برنامه ريزي شده تطبيق دارد يا خير . در حقيقت فرآيند نظارت ، ميزان پيشرفت به سوي اهداف را مي سنجد و مسئولان را قادر مي سازد تا انحراف از مسير برنامه ها را كشف و اقدامات اصلاحي را به عمل آورند .

5 -  نظارت تلاشي است سنجيده براي رسيدن به اهداف تعيين شده و مقايسه اجزاء واقعي با معيارهاي از پيش تعيين شده و تعيين انحرافات احتمالي و سنجش ارزش آنها بر روند اجرايي كه در برگيرنده حداكثر بهره وري است .

 

بر اساس تعاريف فوق فرايند و كنترل از چهار مرحله تشكيل شده كه عبارتند از :

1 -  تعيين معيارها ، شاخص ها و ضوابط نظارت .

2 -  مقايسه نتايج عملكردها با معيارها و اصول تعيين شده .

3 -  تشخيص ميزان انحرافات و تحليل علل آنها .

4 -  اقدامات و عمليات اصلاحي .

در اين مقاله با توجه به نقش اقدامات و عمليات اصلاحي در فرايند نظارت و نقش كاربردي بودن اين مرحله , به طور مختصر به آن پرداخته مي شود .

 

اقدامات و عمليات اصلاحي

يكي از مراحل اصلي نظارت و كنترل , اقدام جهت اصلاح انحرافها يا مشكلاتي كه در برنامه ها و اجراي آنها پيش مي آيد . اين اقدامات ممكن است از طريق منابع انساني و يا منابع مادي و تجهيزات صورت پذيرد . اقدامات اصلاحي اگرچه ممكن است به ميزان استانداردها نرسد ولي سعي بر آن است كه از طريق روش هاي مختلف , بتواند انحرافات را كاهش دهد و در جهت كيفيت بهتر , خدمات مناسبتر و هدايت پيشگيرانه قدم بر دارد . و حتي گاهي ممكن است موجب يك تغيير بنيادي در كل طرح براي رسيدن به ميزان استاندارد گردد . يكي از مهمترين شيوه هاي اصلاح امور يا اقدامات اصلاحي تشويق و تنبيه است كه با توجه به نقش آن دو , لازم و ضروري هستند . چرا كه در يك سازمان يا در يك جامعه اگر نسبت به كساني كه از انجام وظايف محول شده خود سرباز زدند و آنهايي كه وظايف خود را به خوبي انجام داده اند تفاوت وجود نداشته باشد انگيزه ها براي انجام دادن درست وظايف و دلسوزي در كار و فعاليت از بين مي رود . خصوصا" اين موضوع در مكتب اسلام از اهميت خاصي برخوردار است ؛ زيرا اسلام هرگز يكسان تصور كردن فعاليت هاي مختلف افراد را روا نمي دارد و سعادت هر شخصي را در گرو عمل خويش  مي داند.

بنابر اين با توجه به نقش تشويق و تنبيه در اصلاح سازمان و جامعه به طور مختصر به آنها اشاره مي شود .

 

سيستم تشويق

يكي از شيوه هاي اصلاح امور , تشويق افرادي است كه به وظيفه خود به درستي عمل مي كنند . اين نوع تشويق ها علاوه بر اينكه انگيزه انجام دادن وظايف بهتر در خود آنها را تقويت مي نمايد براي آنهايي كه به وظايف خود آشنا نيستند نيز نوعي عبرت و تنبيه به شمار مي رود . درست است كه يك مدير در مسند مديريت نسبت به تمام واحدهاي تشكيلاتي و كليه همكاران خود ديدي يكسان دارد و از نظر قانوني و انساني , تبعيض و دوگانگي را در محيط كار , آفتي خطرناك براي مديريت و تشكيلات مي داند ولي او بايد به اين نكته ظريف توجه داشته باشد كه مخلصان و مفسدان , خدمتگزاران و خيانتكاران , تلاشگران و بي تفاوتان , هرگز با يكديگر مساوي نيستند و در ارزيابي و برخوردها نيز نبايد مساوي باشند. بر اين اساس مديران و مسئولان بايد داراي روحيه تشويق و تنبيه باشند تا بوسيله آن خدمت خدمتگزاران را پاداشي بيشتر و از نابسامانيها جلوگيري شود . به هر حال وظيفه هر مدير و مسئولي اين است كه از افراد زير تشويق به عمل آورند .

1 -  آنهايي كه وظايف خود را به خوبي انجا مي دهند و در نظم و انضباط وظيفه شناس و نمونه هستند .

2 -  آنهايي كه در مقطع خاصي كه نياز به فداكاري است , ايثار و فداكاري از خود نشان مي دهند .

3 -   آنهايي كه براي پيشرفت جامعه و سازمان دست به ابتكار مي زنند .

4 -  آنهايي كه خطراتي را از جامعه و سازمان ها دفع مي كنند .

5 – آنهايي كه در غياب مسئولان و مديران مافوق خود همچون حضور او برنامه ها را دفيقا" اجرا مي كنند .

6 –  به طور كلي از همه كسانيكه به نحوي در پيشرفت و توسعه جامعه و سازمانها نقش اساسي دارند .

خلاصه اينكه هيچ خدمت مهمي نبايد از نظر مسئولان و مديران مخفي بماند و تشويق را در اين مواقع بايد در سر لوحه خود قرار بدهند .

 

عوامل تعيين كننده تشويق و پاداش

 

در جوامع مختلف و در سازمانهاي مختلف , عوامل خاصي ممكن است در تعيين سيستم تشويق و پاداش نقش داشته باشد . بيشتر سازمانها بر اين باورند كه سيستم پاداش بر مبناي ارزش خاصي است كه اين ارزش براي افراد مختلف و سازمانهاي مختلف متفاوت است . ولي معمولا" در اكثر سازمان ها جداي از فعاليت مختلف آنها شاخص هاي گوناگوني را مشخص كرده اند و بر مبناي آنها به پرداخت پاداش مي پردازند . اين    شاخص ها عبارتند از :

 

1 -  عملكرد : يعني محاسبه يا سنجش نتيجه ها در نتيجه تطبيق آنها با معيارهاي مشخص شده . امروزه مديران ارشد در شركت ها و سازمان ها به رابطه بين پاداش و عملكرد , توجه زيادي دارند و بر اساس ميزان عملكرد به ارائه پاداش مي پردازند .

2 -  ميزان تلاش : در بعضي از سازمان ها كه عملكرد افراد نمي تواند چشمگير باشد كار يا تلاش به عنوان شاخصي براي پرداخت پاداش مي باشد. اگر در سازماني اعتقاد بر اين باشد كه كساني كه تلاش كرده اند بايد مورد تشويق قرار بگيرند در آن صورت ميزان كار يا تلاش , تعيين كننده عملكرد واقعي و در نتيجه دريافت پاداش خواهد بود .

3 -  مهارت : يكي ديگر از روش هاي كه سازمان ها بر اساس آن به افراد پاداش مي دهند توجه به مهارت كاركنان است . هنگامي كه يك فرد به سازماني مي پيوندد . ميزان مهارت وي يكي از عوامل تعيين كننده حقوق يا پاداشي است كه دريافت خواهد كرد .

 

انواع پاداش

 

نوع پاداش هايي كه سازمان ها و مسئولان مربوطه پرداخت مي كنند بسيار پيچيده تر از آن هستند كه تصور مي شود . بديهي است حقوق و  پاداش هاي مشخصي وجود دارد كه به افراد پرداخت مي گردد . ولي در بسياري از موارد پاداش هاي غير مستقيم و غير مادي به افراد داده  مي شود. هر يك از اين گونه پاداش ها را مي توان به صورتهاي مختلفي پرداخت كرد . به طور كلي پاداش ها به دو صورت تقسيم مي شوند .

 

پاداش هاي باطني ( دروني ) ، پاداش هاي ظاهري

 

الف : پاداش هاي باطني ( دروني ) شامل : مشاركت در تصميم گيري , پذيرش مسئوليت بيشتر , يافتن فرصت براي رشد , آزادي عمل بيشتر در كار و داشتن كارهاي جالب تر و متنوع تر مي باشد .

ب :  پاداش هاي ظاهري : اين پاداش ها عبارتند از : پاداش هاي مستقيم مالي مانند افزايش حقوق و مزايا و جوايز  ... و پاداش هاي غير مستقيم غير مالي مانند استفاده از امكانات مختلف جامعه و يا سازمان .

 

سيستم تنبيه

 

يكي از ديگر از اقداماتي كه در جهت اصلاح افراد و مجموعه ها مورد توجه و استفاده قرار مي گيرد تنبيه و مجازات افرادي است كه خطا كارند و از وظايف قانوني و انساني خود سرباز مي زنند . البته تنبيه ممكن است معاني مختلفي داشته باشد , تنبيه در لغت به معناي آگاهي دادن و تذكردادن است و لي در اصطلاح عبارت است از بكار بردن روشي كه از تكرار يك نوع رفتار جلوگيري مي نمايد . روشهاي تنبيه به صورت هاي مختلفي هستند . گاهي ممكن است يك تذكر يا اخطار يا توضيح باشد و گاهي ممكن است از روشهاي فيزيكي و غيرفيزيكي استفاده شود . در هر حال بايد تنبيه را وسيله براي جلوگيري از تكرار يك كار غير معقول و غير قانوني به كار برد كه نتيجتا" منجر به اصلاح رفتار و امور گردد و بتواند نقش موثر و كارآمدي را ايفا نمايد . بنابر اين يك مدير يا يك مسئول زماني مي تواند در اهدافش موفق باشد كه هم از سيستم پاداش و هم از سيستم تنبيه و مجازات استفاده نمايد . چرا كه در هر جامعه اي و يا در هر سازماني افراد مختلفي با عملكردهاي مختلف ممكن است وجود داشته باشند و بديهي است كه نمي توان با ديدي يكسان به عملكرد آنها نگاه كرد . همچنانكه اين موضوع در روايات اسلامي هم مورد توجه قرار گرفته است به همين اساس است كه حضرت علي (ع) مي فرمايند : « مبادا نيكو كار و بد كردار در پيش تو مساوي باشند زيرا در اين صورت نيكوكاران در كار نيك خود دل سرد مي شوند و بدكاران به بدي كردن خود تشويق مي گردند پس هر يك از ايشان را به آنچه كه شايسته است جزا ده . »

 

مواردي كه در تنبيه بايد رعايت كرد عبارت از :

 

1 –  تنبيه بايد زماني اجرا گردد كه افراد قبلا" به وظايف خود آشنا بوده باشند .

2 -  تنبيه بايد مبناي نظارت و ارزشيابي داشته باشد .

3 -  تنبيه بايد اثر بازدارندگي و اصلاح داشته باشد .

4 -  در تنبيه بايد عدالت را رعايت كرد .

5 -   تنبيه بايد بلافاصله بعد از رفتار نامناسب صورت پذيرد .

6 -  تنبيه بايد با جرم تناسب داشته باشد .

7 -  تنبيه بايد در شرايط زماني و مكاني خاص خود ، صورت بگيرد .

8 -  سيستم تنبيه بايد همواره و براي همه وجود داشته باشد .

منبع:www.modiryar.com

• < قبلی
• بعدی >