منطقه طلایی مدیریت

چهار موردكاوي در زمينه كسب و كار

چهار موردكاوي در زمينه كسب و كار

منبع:   دنياي اقتصاد

نويسنده: منصوره واثق و اميد شكيبا

چکيده:

وين آرميتاژ كه مخارج زندگي خود را از راه رانندگي تاكسي در مي‌آورد، از عمويش پول قرض گرفت و يك آژانس كوچك مسافرتي تاسيس كرد. اين شركت سه ميني‌بوس و دو اتوبوس بين‌شهري دارد و در كار قرارداد شركتي تخصص پيدا كرده‌ است. اما دورنماي مديريت عمليات براي وين اضطراب‌آور بود و به فكر فرو رفت كه چگونه آي تي مي‌تواند به دادش برسد.

  چهار موردكاوي در زمينه كسب و كار

پندهايي به كارآفرينان

 

موردكاوي (1):

چگونگي استفاده از اي تي براي راه‌اندازي كسب و كار

وين آرميتاژ كه مخارج زندگي خود را از راه رانندگي تاكسي در مي‌آورد، از عمويش پول قرض گرفت و يك آژانس كوچك مسافرتي تاسيس كرد. اين شركت سه ميني‌بوس و دو اتوبوس بين‌شهري دارد و در كار قرارداد شركتي تخصص پيدا كرده‌ است. اما دورنماي مديريت عمليات براي وين اضطراب‌آور بود و به فكر فرو رفت كه چگونه آي تي مي‌تواند به دادش برسد.

 

 

نيازهاي كسب و كار

من در ساعات بيكاري‌ام مشتاقانه با كامپيوتر مشغول بودم و طبيعتا فكر مي‌كردم كسب و كارم را با آي تي به راحتي هرچه تمام‌تر مي‌توانم اداره كنم. همچنين مي‌خواستم استفاده از آي تي وقتم را براي كارهاي ديگري مثل رانندگي خالي كند.

نخستين حركت من خريد يك كامپيوتر پيشرفته عالي براي دفتر كارم بود كه عمري نسبتا طولاني داشته باشد و همه كارهاي خواسته شده را انجام دهد. اما زماني كه اين را با فروشنده كامپيوتر در ميان گذاشتم، فروشنده حرفم را قطع كرد و در مورد كسب و كارم سوالاتي پرسيد. مدتي نگذشت كه من تشخيص دادم امكان دارد مبلغ زيادي پول غيرضروري را صرف خريد كامپيوتر كنم. در واقع فروشنده به درستي اشاره كرد براي رفع نيازهاي كسب و كار خود فقط نياز به آي تي مقدماتي دارم.

مقدمات اصلي

هم‌اكنون برايم روشن شده بود همه آنچه نياز داشتم كامپيوتري است كه با آن بتوانم هر از گاهي نامه بنويسم، ايميل ارسال و دريافت كنم، فاكتور تهيه و ارسال كنم و حساب‌هايم را نگهداري كنم. همه اينها با داشتن يك كامپيوتر روميزي ارزان و معمولي و چند نرم‌افزار حسابداري تجاري كوچك و استاندارد ميسر مي‌شود.

آزمايش در برابر آينده

با اينها كه گفته شد، من هنوز سر ضرب كامپيوتر نخريدم. در عوض به خانه رفتم و شروع به مرور بعضي گزينه‌هاي كسب و كار براي آينده كردم. مي‌خواستم تا آنجا كه ممكن است آي تي خود را در برابر تغييرات آينده آزمون كنم به طوري كه هر ساله مجبور به تغيير سيستم نباشم.

به توسعه طرح‌هاي تجاري و پيشنهادات براي گسترش كار فكر كردم، حتي آن وقت هم چون من قصد نداشتم بيشتر از يك فرد در دفتر باشد، هنوز هم احساس كردم كامپيوتر تنها كافي است. برايم واضح بود كه سيستم شبكه و سرور بيش از نياز كاري من است.

همچنين با حسابدارم راجع به نرم‌افزار حسابداري صحبت كردم. او يك نشان تجاري خاص پيشنهاد كرد كه با سيستم خودش سازگاري دارد و در پايان هر سال مبلغ زيادي بابت حق‌الزحمه حسابداري صرفه‌جويي مي‌شد.

مطلب ديگري كه حسابدار تذكر داد در خاطرم ماند. او گفت من بايد گزارش‌ها و سوابق مالي چندين سال را نگهداري كنم به همين دليل به دنبال راه امني براي اين كار بودم. به عبارت ديگر بايد يك كپي از اطلاعات در صورتي كه نسخه اصلي گم مي‌شد، نگهداري مي‌كردم.

تصميم به خريد

بعد از همه اينها به فروشگاه كامپيوتر رفتم و كامپيوتري استاندارد با نرم‌افزار پيشنهادي حسابدارم و هارد بيروني براي ذخيره اطلاعات خريدم. همچنين با يك شركت ارائه‌دهنده خدمات اينترنتي قرارداد بستم و براي ارتباط از طريق ايميل، نام مناسبي را به ثبت رساندم.

اين همه آن چيزي بود كه من از آي تي مي‌خواستم و در عمل ثابت شد كه كمك فوق‌العاده‌اي به من كرد. بنابر اين پيشنهاد من اين است كه آي تي را با نيازهاي واقعي كسب و كارتان نه با آنچه احساس مي‌كنيد مي‌خواهيد هماهنگ سازيد. همچنين بايد به دنبال دريافت نظرات افرادي باشيد كه مي‌توانند به شما كمك كنند. نتيجه اين مي‌شود كه شما مجبور نخواهيد شد به همان اندازه‌اي كه اول فكر مي‌كرديد هزينه كنيد.

موردكاوي (2):

ايجاد طرح آموزشي براي كاركنان

توني بورك يك شركت مهندسي كوچك را با هدف توليد سوپاپ براي سامانه‌هاي تغذيه و تنظيم مواد شيميايي در صنعت آب خريداري كرد. گرچه كاركنان موجود مهندسان مجربي بودند اما هيچ كدام مهارت شخص توني در زمينه سامانه‌هاي تغذيه و تنظيم مواد شيميايي را نداشتند. او تصميم گرفت با يك طرح آموزشي جامع اين مشكل را حل كند.

مشورت

نخستين كاري كه كردم تماس با يك مشاور آموزشي در منطقه بود. اين مشاور در مهندسي سررشته‌اي نداشت- به هر حال من مي‌توانستم تخصص را فراهم و ارائه دهم- اما نياز به مشاوره راجع به فرآيند آموزش داشتم. مي‌دانستم كه اگر خيلي ساده با 10 نفر از كاركنان شركت بنشينم و در مورد آنچه بايد انجام دهيم صحبت كنم راه به‌جايي نخواهم برد.

مشاور طرحي آموزشي ريخت كه همراه با نقاط عطف و اندازه‌گيري پيشرفت كار و ضرب‌الاجل‌ها بود و غيبت كاركنان را محاسبه مي‌كرد (به تعطيلات تابستاني نزديك مي‌شديم) سپس او پيشنهاد داد در جلسه‌اي كه با كاركنان برگزار مي‌كنم كليت طرح را تشريح نمايم. مشاور پيشنهاد داد براي هرچه آسان‌تر كردن اين جلسه، نقش تسهيل‌كننده جلسه را ايفا مي‌كند.

تجزيه و تحليل نيازهاي آموزشي

كاركنان به برنامه آموزشي واكنش خوبي نشان دادند، به همين دليل فورا تجزيه و تحليل نيازهاي آموزشي را عملي ساختم. هدف از اين كار مقايسه سطح دقيق مهارت و دانش كنوني اعضا با مهارت‌هاي مورد نياز من براي انجام اين كسب و كار بود.

مشاور آموزشي و من با مشاهده نتايج تجزيه تحليل‌ها متوجه شديم بايد يكسري آموزش‌هاي عمومي به علاوه يكسري آموزش‌هاي خاص براي كاركنان خاص تنظيم شود. اين آموزش‌هاي خاص شامل مهارت‌هاي مديريتي براي دو مدير پروژه من بود.

اجرا و ارزشيابي

مرحله بعد شروع بدون تاخير آموزش بود. مشاور موافقت كرد در حالي كه من آموزش فني را آغاز مي‌كنم، آموزش مديريتي دو مدير پروژه را به عهده بگيرد. براي آموزش مديريتي اتاق كنفرانس كوچكي در هتل محلي رزرو كردم. آموزش فني در محل كار برگزار شد تا افراد حين آموزش با دستگاه‌هاي جديد نصب شده آشنا شوند.

همچنين بازديد نيم روزه‌اي را از يك شركت ديگر توليد سوپاپ در نظر گرفتم. يكي از دوستانم كه مديريت اين بخش كسب و كار را در آن شركت برعهده داشت خيلي خوشحال بود كه به تشريح فرآيندهاي خود مي‌پردازد (او در رقابت مستقيم با من نبود).

برنامه واقعا فشرده بود و در پايان آن، جلسه ديگري با كاركنان تشكيل دادم تا پيشنهادات آنها را بشنوم و مطمئن شوم موردي فراموش نشده است. دوباره اين جلسه به خوبي پيش رفت كه عمدتا به واسطه نگرش مثبت افراد نسبت به اين كار بود.

اما اين آخر ماجرا نبود. زماني كه بلافاصله بعد از آموزش، توليد را آغاز كرديم، مشاور يك برنامه آموزشي ديگر براي كارمندان جديدي كه ممكن است بكار گرفته شوند، طراحي كرد. اين برنامه، ارزيابي مستمر كاركنان فعلي را نيز در دستور كار قرار داد. برنامه آموزشي، همچنين فرآيند دريافت تاييديه ايزو 9001 و سرمايه‌گذاري روي افراد را به جريان انداخت.

تحليل فرآيند طي شده

در كل، اكثر وظيفه آموزش را خودم برعهده داشتم. در آن زمان واقعا سرم خيلي شلوغ بود و بنابر اين من بايد ابتدا سركارگران در هر دو جنبه مديريتي و فني كار را آموزش مي‌دادم. به هرحال به لطف وجود مشاور و برنامه آموزشي همه چيز به خوبي پيش رفت؛ حتي اگر كمي گيج‌كننده و پرهيجان بود.

موردكاوي (3):

چگونه براي شروع كسب و كار آماده شدم

دو سال پيش جين ويرچو، كاسبي خود را به صورت طراح مستقل گرافيك آغاز كرد. اين امر به دنبال شغل موفقيت‌آميز وي در سمت سردبير توليد و 12 ماه مراقبت از نوزاد پسرش آدريان شكل گرفت. اما اقدامات مقدماتي جين براي خوداشتغالي مطابق برنامه پيش نرفت.

لحظه‌اي براي تغيير

هنگامي كه براي دفتر انتشاراتي كوچكي به عنوان سردبير توليد كار مي‌كردم، متوجه شدم خلائي در بازار براي طراح گرافيك متخصص وجود دارد. اين موضوع مرا آنچنان علاقه‌مند كرد كه براي گذراندن درس طراحي گرافيك به صورت پاره وقت – دو عصر در هفته- در كالج محلي ثبت‌نام كردم. هدف من از گذراندن اين واحد درسي بررسي مطالب بود تا بعد از اين بررسي، بتوانم براي آينده تصميم‌گيري كنم.

اما آينده اندكي متفاوت رقم خورد، چرا كه مدت كوتاهي بعد از اتمام واحد و دريافت مدرك ديپلم عالي، پسرم آدريان به دنيا آمد. اتمام اين واحد و تولد آدريان مرا متقاعد ساخت تا كارم را در انتشارات رها كنم و يك سال مرخصي بگيرم. احساس كردم زماني براي تغيير است و همسرم مارك، موافقت كرد. بنابر اين تصميم گرفتم بيشتر اين يكسال را مراقب آدريان باشم، ولي همزمان خود را براي كسب و كاري با نام طراح گرافيك آماده سازم.

مقدمات اصلي كار

همان طور كه گفتم خلاء در بازار را يافته بودم اما مي‌دانستم براي پر كردن اين خلاء بايد مشتريان بالقوه را متقاعد سازم. رويكرد من تهيه مجموعه‌اي از ايده‌ها و فرستادن آنها به افراد تصادفي آشناشده بود. متاسفانه واكنش‌ها چندان رضايتبخش نبود و با نزديك شدن به پايان مرخصي‌ام امكان پيدا كردن شغلي ديگر به عنوان سردبيري توليد را داشتم. در اين مرحله بود كه مجبور شدم مثل يك شخص كاسب و كارآفرين و نه صرفا يك طراح تازه‌كار گرافيكي رفتار كنم. در عرض چند هفته، هم طرح كسب و كار و هم طرح بازاريابي را تهيه كرده و براي دريافت وام روانه بانك شدم.

گرچه قصد داشتم در اتاقي كوچك در منزلم كار كنم، براي ارتقاي كامپيوتر و داشتن نرم افزار مناسب نياز به وام داشتم. آن فناوري كه براي دوره HNDاستفاده مي‌كردم به سرعت قديمي شده بود. همچنين با اداره درآمد و گمركات تماس گرفتم تا كسب و كارم را به ثبت برسانم و با يك حسابدار در مورد مسائلي چون ماليات بر ارزش افزوده صحبت كردم. در همين اثنا، با انجام كار عام المنفعه (بدون دستمزد) براي خيريه‌هاي محلي و سازمان‌هاي غيرانتفاعي، به توسعه حوزه فعاليت‌هاي خود ادامه دادم.

نقش شبكه‌سازي

اما هنوز هيچ پولي در نياورده بودم و احساس مي‌كردم از نظر كسي كه در امر استخدام طراح گرافيكي است، ناشناخته و ناآزموده هستم. اما من بخش خوبي از طرح بازاريابي‌ام را به شبكه‌سازي اختصاص داده بودم و همين بخش روش موثر و ارزاني در شناساندن من به افراد گرديد.

با تلفن زدن به تمام طراحان مستقل گرافيكي در منطقه زندگي خودم شبكه‌سازي را شروع و خودم را به آنها معرفي كردم و از آنها سوال كردم آيا سرشان شلوغ است يا نه. سپس پيشنهاد دادم مي‌توانم بخشي از كارهاي كوچك‌شان را با بستن قراردادي جزئي انجام دهم. اگر آنها از كارم راضي نبودند، هزينه‌اي بابت آن مطالبه نخواهم كرد و در نتيجه آنها چيزي از دست نخواهند داد.

اين رويكرد به طرز شگفت‌آوري با موفقيت روبه‌رو شد. حتي يكي از طراحان مرا به‌عنوان كارآفرين مورد تكريم قرار داد و از آن زمان حس كردم در كسب و كار پيشرفت مي‌كنم. در پايان اولين سال كاسبي، مطمئن شدم كه ديگر نيازي به يافتن شغل سردبيري توليد ندارم.

بازانديشي گذشته

با آگاهي از اينكه كار بسيار سخت و زيادي پيش رويم است، كاسبي خود را شروع كردم اما در برآورد دقيق چگونگي فروش خدماتم با مشكل روبه‌رو شدم. گرچه در پايان، كارهايم به نتيجه رسيدند اما متوجه شدم كه مي‌توانستم با انجام تحقيق بازار و توسعه يك طرح كسب و كار و برنامه بازاريابي، زمان زيادي را صرفه‌جويي كنم و خيلي سريع‌تر طرح تجاري و بازاريابي‌ام را توسعه دهم.

 

موردكاوي (4):

چگونه از عهده نخستين سال كسب و كار برآمدم

سه سال قبل يك كارآفرين به نام بالويندر كاور هتل كوچكي افتتاح كرد. او فهميده بود دوازده ماه نخست كسب و كار، تعيين‌كننده پيروزي يا شكست در آن كار است، بدون توجه به اينكه چقدر از قبل آماده شده باشد. بنابر اين بالويندر راهنماي بقاي خويش را درون طرح كسب و كار گنجاند.

نيازهاي مالي شخصي

تقريبا 50درصد كسب و كارهاي جديد در سال اول شكست مي‌خورند. آن طور كه تحقيقات نشان مي‌دهد، دلايل مختلفي براي عدم موفقيت وجود دارد. در نتيجه براي من روشن بود نياز به اعمال كنترل سفت و سخت نه فقط بر امور مالي كسب و كار بلكه امور مالي شخصي نيز هست.

بنابراين اصول مربوط به كاهش هزينه‌ها در كسب‌وكار را در مورد هزينه‌هاي زندگي شخصي‌ام نيز به كار بستم. شايد شجاعانه‌ترين حركت من در اين جهت، نقل مكان از منزلم، اجاره دادن آن و اقامت در هتل محل كارم بود. درآمد اين اجاره، جوابگوي اقساط وام منزلم بود و با ماندن در هتل كاملا مي‌توانستم روي استقرار كسب و كار به عنوان يك دغدغه هميشگي تمركز كنم. 24 ساعته دردسترس بودن باعث كاهش هزينه‌هاي پرسنلي نيز شد (گرچه بعد از سه ماه خسته شدم و مجبور شدم نيروي كمكي استخدام كنم)

آي تي

هر كسب و كاري كه مستلزم يكسري معاملات منظم و دائمي باشد- در مورد كار من، مبالغي كه روزانه وارد مي‌شود و پرداخت‌هاي بيشماري كه به تامين‌كنندگان و پرسنل داده مي‌شود- نيازمند سيستم مديريتي قابل اطمينان است.

قبل از افتتاح هتل، وقت زيادي صرف پيدا كردن سيستم آي تي مناسب براي برآورده كردن نيازهايم نمودم. صادقانه بگويم سيستمي كه الان استفاده مي‌كنم يك يا دو مشكل كوچك دارد، اما صرفه‌جويي عايد شده به خاطر قيمت آن در مقايسه با نصب سيستم آي تي كه به هر ساز شما برقصد اين اندك اشكال و دردسر را توجيه كرده و قابل قبول مي‌سازد.

بانكداري

اما ضعف من نيافتن بهترين حساب بانكي تجاري قبل از گشودن درهاي هتل به روي ميهمانان بود. بعد از دريافت هزينه‌هاي معاملات بانكي چهارماه اول كه احساس كردم رقم قابل توجهي بود در بانك ديگري حساب باز كردم. سوابق خوش‌حسابي من در چهار ماه اول شايد به من كمك كرد تا به يك توافق شايسته‌اي با بانك جديدم دست پيدا كنم. متاسفانه مجبور بودم حساب قبلي را تا 8 ماه ديگر حفظ كنم (قراردادم يكساله بود) اما حداقل كل هزينه‌هاي عمليات بانكي‌ام به طور قابل ملاحظه‌اي كاهش يافت.

ارزيابي سود

از قبل مطمئن بودم كه طرح تجاري من تفاوت بارزي بين جريان نقدينگي و سود قائل مي‌شد. اين نكته‌اي بود كه از حسابدارم فهميده بودم. به عبارت ديگر گرچه به نظر مي‌رسيد از نخستين روزي كه موسس هتل بودم كارم را به خوبي انجام داده‌ام، مي‌دانستم كه نبايد شروع به محاسبه سودم در هر زماني بكنم كه هفته يا ماه خوبي داشته‌ام.

بلكه بايد تا آخر سال اول صبر كنم تا بتوانم بين هزينه‌هاي ورودي و خروجي تعادل برقرار سازم. اين رويكرد بعدها مرا تشويق به اقتباس نگرشي مقتصدانه كرد و اين تعادل باعث شد تا در شرايط غيرمنتظره‌اي كه در صورت پول نداشتن منجر به شكست تجارت مي‌شوند، سرمايه داشته باشم. مثال بارز آن دقيقا 6 ماه نخست سال اول بود كه نياز فوري به تعميرات سقف هتل پيش آمد.

يك نصيحت

اگر بخواهم به كسي كه مي‌خواهد نخستين سال كسب و كار خود را به عنوان كارآفرين آغاز كند پندي بدهم اين است كه هرچه مي‌توانيد تداركات و آمادگي براي تامين منابع مالي ايجاد كنيد.

• < قبلی
• بعدی >