منطقه طلایی مدیریت

بودجه بندی عملیاتی و بسترهای مورد نیاز آن

بودجه بندی عملیاتی و بسترهای مورد نیاز آن

كسب منابع و چگونگي تخصيص آن

نویسنده :خشایار کریمی حسابرس مسئول گروه نظارت مالی

کسب منابع و چگونگی تخصیص آن به آحاد جامعه، انگیزه اصلی تهیه و تنظیم بودجه دولت است. همه دولتها، چه در کشورهای پیشرفته که از روشهای نوین در تنظیم بودجه بهره منداند، چه در کشورهای در حال توسعه که آثار فنون و روشهای کارامد کمتری در تنظیم  بودجه آنها وجود دارد و چه در کشورهای توسعه نیافته با روشهای بودجه بندی کاملا‌ً ابتدایی، اقدام به تعیین و تدوین چگونگی کسب درامد و تخصیص آن در قالب برنامه ای مدرن، با  عنوان «بودجه کل کشور» میکنند. عمدهترین و رایجترین روشهای تنظیم بودجه در کشورها به ترتیب درجه رشدیافتگی آنها عبارتند از:

بودجه متداول؛ در این روش، درامدها و هزینه ها، صرفاً براساس اقلا‌م سالهای گذشته پیشبینی می شود بدون آن که معلوم شده باشد هزینه ها برای اجرای چه برنامه و هدفی است.

بودجه برنامه ای؛ در این روش ابتدا اقداماتی که دولت موظف است از طریق دستگاهها در سال آینده انجام دهد مشخص می شود. سپس هزینه ها براساس فعالیتهای جاری و عمرانی از پیوستن طرحها، فعالیتها و برنامه ها به شکل فصل و امور تخصیص می یابد.

در این روش، به دلیل نبود اطلا‌عات مورد نیاز و یا بی ثباتی شرایط محیطی، پیشبینی بهای تمام شده فعالیتها، طرحها و برنامه های منظور شده در بودجه امکانپذیر نیست و تخصیص هزینه صرفاً برمبنای اطلا‌عات فعالیتهای مشابه در سالهای پیش و اعمال تغییرات آثار تورمی صورت میپذیرد.

از این روست که  هنگام تصویب بودجه در مجلس، به دلیل در دسترس نبودن بهای تمام شده و محاسبات درخور اتکا، لزوم انجام بحث و جدلهای چندین و چند روزه، برای تصویب لا‌یحه ضروری می شود و گاهی اقلا‌م تصویب و ابلا‌غ شده، در عمل دچار انحرافات متعدد از برنامه شده و یا در نهایت متوقف می گردد. لذا در چنین وضعیتی، کشمکشهای متعدد میان کارفرمایان دولتی و پیمانکاران به دلیل ناممکن بودن اتمام  طرحهای واگذاری و واقعی نبودن قیمتهای تعیین شده برای اجرای امور، باعث طولانیتر شدن نوبتهای رسیدگی به اختلا‌فات مزبور در دادگاهها و پیامدهای ناخوشایند اجتماعی دیگری خواهد شد و این کلا‌ف سردرگمی است که کشورهای دارای این روش بودجه ای  باید خود را از آن رها سازند.

بودجه عملیاتی؛ در تنظیم بودجه عملیاتی، دستگاهها باید دو مرحله زیر را سپری کنند:

 

1- اندازه گیری حجم کار،

2- محاسبه بهای تمام شده فعالیتها، در سال آینده.

در تهیه و تنظیم اطلا‌عات پیشگفته، از کارشناسانی چون مهندسان صنایع در انجام زمانبندی دقیق و تعیین اندازه هر بخشی از جزئیات فعالیتها و در نهایت کل طرحها استفاده می شود. این محاسبات با توجه به آثار تورمی یا رکود و سایر عوامل محیطی، تجزیه وتحلیل شده و بهای تمام شده برای تولید و عرضه کالاها ‌و خدمات  تعیین میشود.

به دلیل اعمال دقت کافی در محاسبات مزبور و وجود ثبات اقتصادی و مهار نرخ تورم و کاهش نرخ سود بانکی، انحرافات ناشی از اقلا‌م واقعی و بودجه به حداقل ممکن کاهش می یابد وطرحها نیز در زمان تعیین شده و منطبق با بهای تمام شده مصوب تحویلپذیر خواهند بود و لذا:

 

اولا‌ً: رضایت کارفرما از پیمانکار موجب جلوگیری از بروز اختلا‌فات و تبعات آن در آینده خواهد شد،

 

ثانیاً: عملیات و وظایف تعریف شده برای مسئولا‌ن دستگاهها به طور کامل اجراپذیر بوده و افزایش سطح رضایت مردم و رفاه جامعه از دستاوردهای این روش است.

 

در حال حاضر، این روش در کشورهای توسعه یافته  که زمینه های اطلا‌عاتی لا‌زم برای انجام محاسبات بهای تمام شده در آنها فراهم است،اجرا می شود.

 

یاداوری می شود به دلیل وجود پشتوانه های محاسباتی دقیق در طرحها و برنامه های ارائه شده به مجلس، چانه زنی نمایندگان هنگام بررسی و تصویب لایحه بودجه بر روی ارقام مندرج در لا‌یحه منتفی و یا به عبارت دیگر ناممکن است زیرا این موضوع تفهیم و اثبات شده است که در صورت تغییر در بهای قابل اختصاص به انجام  طرح، فعالیت یا امور مندرج در لا‌یحه، اجرای آنها عملا‌ً با وقفه روبرو میشود. مردم نیز به تشکیلا‌ت دولتی خوشبین شده و به تدریج زمینه های اعتماد عمومی به دولتمردان تقویت می گردد.

 

مانع اساسی در دستیابی به بودجه عملیاتی  در کشورهای در حال توسعه این است که دستگاههای اجرایی و بنگاههای اقتصادی این کشورها هنوز در محاسبه بهای تمام شده کالاها و خدمات تولید و عرضه شده در دوره های جاری و گذشته خود دچار مشکلا‌ت ریشه ای هستند. چگونه می توان انتظار داشت این سیستم ناکارامد بتواند بهای تمامشده کالاها و خدماتی را محاسبه و اعلام کند که در آینده قرار است تولید و عرضه شود و شاید برخی از اطلا‌عات آن هم به طور دقیق در دسترس نباشد.

بودجه برمبنای صفر؛ این روش  برای  نخستین بار در سال 1973 در ایالات متحد امریکا ابداع و اجرا شد. اجرای این روش باعث نوسازی و تحول در دستگاههای دولتی میشود.

مراحل اجرای این روش  به شرح زیر است:

1- شناخت واحد فعالیت،

2- دسته بندی هر واحد فعالیت در قالب گروه فعالیتها و برنامهها،

3- ارزشیابی و درجه بندی گروه فعالیتها بر حسب اولویت آنها،

4- انتخاب و تخصیص بودجه به گروهی از فعالیتها که ثمربخشی آنها اثبات میشود.

در این روش، پس از اجرای این مراحل برخی از فعالیتها و واحدهای دوره پیش تعدیل و ترکیب جدیدی برای استفاده کنندگان بودجه تعریف می­شود. این روش دارای مزیت انعطافپذیری خاصی است.

از مشکلات اجرایی بودجه بندی بر مبنای صفر، مقاومت مدیران و مسئولا‌نی است که فعالیت آنها در دوره پیش، ثمربخش تشخیص داده نشده و تصمیم به حذف آنها گرفته می شود.

 

روش اخیر برای برنامه های درازمدت (چندساله) مورد استفاده قرار میگیرد و با تلفیق آن با روش بودجه عملیاتی، امکان اجرای عدالت، تخصیص بهینه منابع و امکانات، در اختیار دولتمردان قرار خواهد گرفت.

 

بدیهی است در بخش عمومی وخصوصی مدیرانی موفقترند که بتوانند 5 وظیفه اصلی مدیریت یعنی برنامهریزی، سازماندهی، هماهنگی، تصمیمگیری و نظارت و کنترل را به نحو احسن به انجام رسانند. بودجه عملیاتی و بودجه برمبنای صفر، ابزارهایی است که می تواند معیار قابل اندازه گیری مناسب در خصوص برنامه ریزی، تصمیمگیری و کنترل صحت عملیات را در اختیار مسئولا‌ن قرار دهد. بنابراین، هرگونه تعلل در آماده سازی زمینه های لازم برای دسترسی به بودجه عملیاتی و توزیع عادلا‌نه ثروت و تخصیص بهینه هزینه ها، با استفاده از روشهای علمی آزموده شده در کشورهای صنعتی امروز  پذیرفتنی نبوده و مسئولان ذیربط باید پاسخگوی مطالبات آیندگان باشند.

 

به طور خلاصه:

 

بودجه‌ریزی عملیاتی عوامل "صرفه‌جویی" و "اثربخشی" را به ابعاد سنتی بودجه‌ریزی اضافه می‌کند. نظام بودجه‌ریزی عملیاتی بین "کارآیی" و "اثربخشی" تمایر قائل می‌شود. در"کارآیی" استفاده مفید از منابع مورد نظر است، در حالیکه "اثربخشی" با عملکرد مرتبط است. در بودجه‌ریزی عملیاتی طبقه‌بندی عملیات به‌نحوی است که هدفها شفافتر بیان می‌شوند، ارزیابی بودجه سهل‌تر بوده و در روش هزینه‌بندی آن ارتباط بین داده و ستانده مورد توجه قرار می‌گیرد.

مهمترین هدف بودجه‌ریزی عملیاتی اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج این بخش است. ویژگی‌های اساسی این اصلاح عبارتند از:

 

*       ارزیابی پاسخگویی مسئولین دستگاههای اجرایی براساس معیار دستاوردهای فعالیتهای آنان، دامنه تاثیرگذاری‌ آنها جهت نیل به دستاوردها و بودجه و امکاناتی که برای تحقق دستاوردها به مصرف رسیده است.

 

*          ارزیابی پاسخگویی مدیران دستگاههای اجرایی به مسئولین ذیربط براساس محصولاتی که باید تولیدکنند و بودجه و سایر امکاناتی که برای تولید این محصولات بکار می‌گیرند.

 

*         تضمین و تحکیم پاسخگویی از طریق مبادله موافقتنامه بین مدیران و مسئولین دستگاههای اجرایی و بین مسئولین دستگاههای اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور (به نمایندگی از طرف دولت).

 

*          استقرار نظام بودجه‌ریزی ستانده محور

 

*          دادن اختیارات لازم به مدیران در انتخاب نهاده‌های لازم برای تولید محصولات مورد نظر

 

*       ارزیابی مستمر عملکرد مدیران و مبنا قراردادن نتایج عملکرد به عنوان یکی از معیارهای تخصیص اعتبارات.

 

*         اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

 

برای اجرای نظام فوق اقدامات اساسی زیر باید انجام گیرد:

 

1-    برنامه‌های عملیاتی دستگاههای اجرایی جهت تحقق اهداف بخش ذی‌ربط بازبینی، اصلاح و نهایی شود.

 

2-    در چارچوب وظایف مصوب دستگاههای اجرایی، فعالیتهای کمیت‌پذیر ذیل هر یک از برنامه‌های نهایی شده تعیین گردد.

 

3-    هزینه  تمام شده هر یک از فعالیتها برای دستیابی به هدف تعیین شده محاسبه گردد.

 

4-    یک نظام نظارتی و گزارشگیری مستمر تمامی مراحل کار استقرار یابد.

 

 

انجام اقدامات فوق مستلزم استقرار یک نظام هزینه‌یابی محصول در دستگاههای اجرایی با ویژگی‌های یاد شده می‌باشد که امیدواریم با همت همه دست اندرکاران و مدیران محترم به این مهم دست یابیم.

منابع:

مجله حسابرس

روزنامه الکترنیکی آفتاب

کتاب حساداری دولتی تالیف آقایان حسینی عراقی ویحیی آقالو

منبع :سایت اینترنتی معاونت برنامه ریزی

*http://ko.mefa.ir/article-fa-106.htm

• < قبلی
• بعدی >