نظام مدیریت کشور و مدیریت بر مبنای هدف

منبع مدیر یار

مهدی یاراحمدی خراسانی

 

از مشکلات امروزي نظام مديريتي کشور در بعد برنامه ريزي، مي توان عدم وجود ارتباط ارگانيک و هدفمند بين اهداف استراتژيک و اهداف عملياتي سازمانها را مطرح نمود. فقدان اين ارتباط سبب گرديده که ارتباطي بين اقداماتي که در سطوح پائين سازمان که در واقع نزديک به قاعده هرم سازماني است با اهداف رأس هرم سازماني وجود نداشته باشد و يا اگر ارتباطي محسوس باشد اين ارتباط کمرنگ باشد.  با توجه به اين موضوع، قطعا کارشناسان سازمان نيز از نقش خويش در تحقق اهداف سازماني غافل مانده و جايگاه خود را در دستيابي به اهداف نمي دانند. مضاف بر اين موارد عدم معيارهاي مشخص و قابل اندازه گيري براي ارزيابي ميزان تحقق اهداف سازماني و پيچيدگي اهداف استراتژيک ، معضلات ديگري را براي مديريت برنامه ها و اهداف کلان ايجاد کرده است. به منظور ارزيابي ميزان تحقق اهداف سازماني و رفع موانع مذکور نياز به سيستم و يا روشي هست که بتوان اهداف را کمي نمود و در اين راستا مي توان با بهره گيري از سيستم مديريت پروژهPMS)) و مديريت استراتژيک، مديريت را کارامد نمود.

1-1-مديريت بر مبناي هدف
 مديريت بر مبناي هدف نخستين بار در سال 1954 توسط "پيتر دراكر" موضوعيت يافت. ايشان در كتاب خود مي‌نويسند:  در اين زمان آنچه سازمانها بدان نياز دارند، سيستمي از مديريت است كه كوششهاي گروهي را شكل بخشد و تلفيقي بين هدفهاي فردي و سازماني بوجود آورد و آنها را بايكديگر هماهنگ سازد. مديريت بر مبناي هدف تنها سيستمي است كه برآورد اين نياز را امكان‌پذير مي‌سازد. اصولاً مديريت بر مبناي هدف يك كوشش برنامه‌ريزي است و توجه آن به نتايج عمليات مي باشد به همين علت مديريت بر مبناي هدف و نتيجه عموميت يافته است. تجربه نشان داده است در بسياري از سازمانها برنامه‌ها در طول سال يك يا دو بار تدوين شده و بين مديران توزيع مي گردد و مديران پس از مدتي اين برنامه‌ها را رها نموده و كار هميشگي خود را دنبال مي‌كنند. چرا كه برنامه‌ها به طرحها، پروژه‌ها و گامهاي مشخص و عملياتي تبديل نشده‌اند، در چنين حالتي برنامه‌ريزي هيچگونه تأثيري نخواهد داشت. از اينرو، با برنامه‌ريزي و تعيين گامهاي عملياتي در حين اجرا، مجريان موانع اجرائي را در مي‌يابند و با كنترل و بررسي پيشرفت فعاليتها در رسيدن به هدف، در مواقعي كه مشكلي درتحقق برنامه و هدف پيش آيد با آگاه نمودن مدير و مسئول مربوطه، تدابير واقدامات اصلاحي به موقع صورت خواهد گرفت. با اين تفاسير مي‌توان نتيجه‌گرفت كه مديريت برمبناي هدف، علاوه بر مشاركت كاركنان در تحقق اهداف و خود ارزيابي توسط خويش، كنترل به منظور حصول اطمينان از نيل به اهداف را ميسر مي‌سازد. در حقيقت مديريت بر مبناي هدف فرايندي  است كه بوسيله آن مديران سطوح بالا و پائين ، مشتركاً هدفهاي عمومي را تشخيص مي دهند ، موارد مهم مسئوليت هر فرد را برحسب نتايجي كه از آنها انتظار مي رود معلوم مي كنند و اين اقدامات را بعنوان راهنمايي براي به كار انداختن واحد و ارزيابي سهم هر عضو به كار مي برند . به عبارت ديگر روشي است كه از طريق آن مديران و پرسنل به اهداف سازمان ، آگاه و بدان معني بخشيده و از آن در جهت مانيتورينگ و كنترل عملكرد آتي استفاده مي كنند .هدف ازMBO ايجاد استخوان بندي براي اتمام طرح و كنترل در يك تيم كاري است و در اين راه مديران و پرسنلشان بطور مشترك اهدافي را براي سازمان تعيين كرده ، بطور دوره اي فعاليتها را ارزيابي نموده و براساس نتايج حاصله سيستم ، تشويق مناسبي را ايجاد مي‌کنند. لذا لازم است به طور مداوم بين آنچه كه بايد به آن رسيد با آنچه كه به آن رسيده شده مقايسه صورت گيرد ، تعديل و تنظيم لازم انجام شود و اهداف غير مناسب فراموش گردند و سرانجام پس از پايان مدت مقرر ، يك مرور دوجانبه در مورد اهداف و كار انجام شده صورت گيرد ، تا اگر بين اين دو اختلاف باشد ، به اقداماتي دست زد كه معلوم كند چه مراحلي را بايد پيمود تا بر اين مشكلات چيره شد . سازمانها ، مجموعه اي از عوامل انساني ، تكنولوژي ، فني ، ساختاري ، فرهنگي و ديگر عناصر محيطي هستند كه در راستاي تحقق مجموعه هدفهاي از پيش تعيين شده و مشترك در تعاملند. بدون شك باتوجه به اينكه اين هدفها و منافع افراد الزاماً برهم انطباق نداشته ، شيوه مواجهه مديران در ايجاد تعادل، كاهش تعارض و استفاده بهينه از توانائيهاي بالقوه افراد وعناصر حائزاهميت است. در اين راستا كاركنان هر سازمان مهمترين جزء سازمان محسوب مي شوند كه بي توجهي به خواست و تامين نيازهاي موردنظر آنها غيرقابل اجتناب است.
فرايند مديريت بر مبناي هدف بسيار ساده بوده و شبيه به يک الگوي سلسله مراتبي و يا قيف گونه  مي باشد، بدين ترتيب که ابتدا يک زمينه وسيع و غير قابل کنترل و اداره، به تدريج محدودتر شده تا به حدي که قابل کنترل گردد. شکل زير نشان دهنده فرايند مديريت بر مبناي هدف مي باشد. در اين الگوي مديريتي ضمن تعيين برنامه ها، طرح ها و اهداف عملياتي سازمان نقش و جايگاه هر فرد در تحقق برنامه هاي سازمان مشخص مي گردد. 
مديريت بر مبناي هدف با يک برنامه وسيع و کلي مثل نقش ها و مأموريت ها شروع مي شود و مرحله به مرحله محدودتر مي گردد. سپس به مرحله اي مي رسد که قابل کنترل بوده و با اين شيوه مي توان نيروي درک، تفاهم و احساس مشارکت و تعهد در نيروي انساني را افزايش داد. 
بطور کلي مي توان مراحل اجراي اين فرايند را در گامهاي زير خلاصه نمود:
1. تعيين برنامه ها
2. تعيين طرح ها 
3. تعيين پروژه ها
4. تعيين فعاليت ها
5. نظارت و کنترل
قدمهاي 1 تا 3 در واقع مرحله تعيين اهداف، ايجاد و پرورش برنامه عملکرد و قدم 4 به تعبيري جمع آوري و سازماندهي حقايق مرتبط، شناسايي مشکل و راه حل هاي آن و قدم 5 مربوط به مرور، پردازش و پرورش راه حل و فعاليت ها مي باشد. 

2-1-چرا بايد هدف مشخص شود؟
در آغاز كردن هر وظيفه بايد اهداف روشني تعيين شود . چرا كه:
۱- اهداف حدود كار را تعيين کرده و ذهن و فعاليت شخص را براي انجام دادن آن متمركز ميسازد.
۲- بدون اهداف روشن ، ممكن است كار كاملاً به طريقي غير از آنچه منظور بوده است ، تمام شود.
۳- اگر افراد مطلع نباشند كه از آنها چه انتظار مي رود ، نمي توانند براي انجام دادن يك طرح ، انگيزش پيدا كنند ، آنان بايد بدانند كه چرا كاري را انجام مي دهند و در صورت موفق شدن در كار ، چگونه با آنها رفتار خواهد شد.
تعيين اهداف تنها شامل پاسخ دادن به چند سئوال صريح يا گاهي غيرصريح است . كه با پاسخ به آنها مي تواند هدف صحيح را انتخاب كرد. 
۱- چرا ما چنين كاري را مي كنيم ، به سخن ديگر مقصود چيست ؟
۲- انجام چنين كارهايي چه سودي دارد ؟
۳- كار پايان يافته چگونه به نظر مي رسد ؟
۴- چگونه بدانيم كه چه وقت موفق بوده ايم ؟
در انجام هر فعاليتي با پاسخ به اين سئوالات است که مي‌توان فهميد که آيا فعاليت انجام شده در راستاي هدف مي‌باشد يا اينکه باعث ايجاد انحراف از آن خواهد شد.

3-1- هدف چيست؟
   هدف يكي از قديمي‏ترين و مهمترين مفاهيم در مديريت امروز است ،‌كه عليرغم اهميتش كمتر مورد توجه قرارگرفته است . توجه به اهداف و اثراتي كه اين مهم مي‏تواند بر عملكرد سرپرستان بر جاي بگذارد ، بسيار حائز اهميت مي باشد . اهداف به تلاشهاي فردي جهت مي‌دهند و مي توان آنها را چنين تعريف کرد : مقاصدي که افراد در جستجوي رسيدن به آنها در طي دوره هاي مختلف زماني مي باشند . بنابراين يکي از وظايف اساسي مديريت قاعده‌سازي ( فرمولبندي ) ، روشنگري ، تقويت و ارتباط هدفهاست . نمي‌توان تصميمات سازماني را اتخاذ کرد مگر اينکه تعيين شود که سازمان به کجا مي‌رود و قرار است چه کاري را به انجام رساند. اهداف ، مبناي برنامه ريزي و نيز هسته مرکزي تمام وظائف ديگر مديريت را فراهم مي‌نمايند. در اين راه عوامل محيطي بايد همواره در توسعه هدفها مورد شناسايي قرار گيرند زيرا بر اساس عملکرد و نتايج فعاليتها تاثير مي‌گذارند . نظامهاي ارزشي شخصي ، هدفهاي فردي ، و توانائيهاي فني مديران در يک سازمان نيز از تاثير معادلي برخوردارند . هدفها در چارچوب محيطهاي اجتماعي ، اقتصادي ، فني و سياسي گسترش يافته و به اجرا در مي‌آيند . در عين حال ، هدفها بوسيله نگرشها و نظامهاي ارزش شخصي مديران پي‌ريزي و داراي شرايط لازم مي‌شوند . همچنين هدفها، برملاحظات اخلاقي مديران تاثير مي‌گذارند و بر محيطي هم که در آن عمل مي‌کنند ، اثر دارند . بعبارت ديگر ، تاثير يک قضيه دوطرفه است . هدفها تحت تاثير محيط قرار مي‌گيرند ، ولي خود نيروئي را تشکيل مي‌دهند که بر محيط اثر ميگذارند . بايد توجه داشت كه افزايش آگاهي از اهداف موجب بهبود عملكرد مي‏شود و هر اندازه آگاهي از اهداف بيشتر و قابل درک و ملموس باشد ، ‌عملكرد افراد بهتر خواهد شد و مقاومت در برابر تغييرات احتمالي و در راستاي اجراي فرايند نيل به هدف، کاهش مي‏يابد.  هدف گذاري اولين گام در تصميم گيري دقيق  و حل سيستماتيک مشکل مي باشد.  اهداف عباراتي هستند که برون داد و محصول ما را تشريح مي کند آنها بايد قبل از اينکه ورودي هاي ما منتشر شود تعريف وتوسط مديريت به کاربرده شود.

4-1- ويژگيهاي هدف:
بطور کلي اهداف يک سازمان و موسسه را مي توان به سه دسته بهبود دهنده ، ارتقاء دهنده و حفظ يا نگهدارنده تقسيم بندي کرد که اين اهداف بايد داراي ويژگي‌هايي ذيل باشند:
۱- مشخص(Specific ) : عمومي و مبهم نبوده و هدف بايد روشن باشد.
۲- قابل اندازه گيري( Measurable ) : مشخص و کمي باشد.
۳- قابل وصول( Achievable ) : نه زياد خوشبينانه و نه زياد بدبينانه ، مشکل ولي دستيافتني باشد.
۴- واقع بينانه( Realistic ) : ماوراءالطبيعه و نامتعادل نباشد.
۵- محدوده زماني مشخص( ‍Time bounded ) : پريودي در جهت رسيدن به هدف مشخص باشد. 
۶- شفاف(Clear): اهداف باید به گونه ای شفاف و صریح ارائه گردد.
۷- مكتوب( Written ): اهداف نباید شفاهی باشند. 
۸- ايجاد رقابت كند( Challenging ):اهداف باید چالشی بوده و ایجاد رقابت نمایند. 
۹- مورد پذيرش و مقبول باشد( Agreed ):افراد سازمان، تیم یا گروه باید اهداف با منافعشان سازگار باشد. 
۱۰- سازگار باشد( Consistent ):اهداف با منافع افراد سازگار باشد. 
۱۱- با ارزش باشد( Worth While ):اهداف باید ارزشمند و به درد بخور باشند.   
۱۲- مشاركتي باشد( Participate Active ):اهداف باید بتوانند مشارکت اعضا را جلب نمایند.

5-1- مراحل 5 گانه مديريت بر مبناي هدف:
5-1-1-تعيين برنامه ها
در اين الگو، برنامه ها بيان کننده نقش ها و مأموريتهاي هر معاونت مي باشد. نقش ها و مأموريتها دلايل واقعي براي ايجاد و ادامه حيات سازمان ها يا واحدها بشمار مي آيند. 
5-2-1-تعيين طرح ها 
در اين مرحله اهداف و انتظارات براي گروههاي کاري مشخص مي شود و طرح و برنامه ريزي لازم تهيه مي شود. طرحها براي تحقق برنامه ها تدوين مي گردد و در اين قدم اولويتها مشخص مي شوند و در صد اهميت هر يک از طرحها مشخص مي شود.بدين معني که مديران يا در بعضي موارد گروهي از متخصصان تعيين مي کنند وقت، انرژي و استعداد خود را در چه زمينه هائي بيشتر صرف کنند تا برنامه ها تحقق يابد. ماهيت و وسعت کاري طرح کمتر از برنامه و بيشتر از پروژه مي باشد. 
5-3-1-تعيين پروژه ها
در اين مرحله اهداف اجرائي براي تحقق طرحها توسط گروههاي کاري و فردي تدوين مي گردد و زمان شروع و خاتمه پروژه، همکاران و در صد اهميت هر يک از پروژه ها مشخص مي شود. در صد اهميت پروژه ها نشان دهنده ميزان اهميت آنها در  تحقق طرحهاي مربوطه مي باشد.
5-4-1-تعيين فعاليت ها
 فعاليتها عبارتند از يک سلسله مراحل عملياتي که بايد به منظور نيل به هدف (پروژه) انجام گيرند. اين فعاليتها در بين مسئول و همکاران پروژه تقسيم مي شود و داراي تاريخ شروع و خاتمه مي باشند. هر فعاليت داراي در صد اهميتي است که نشان دهنده ميزان اهميت آن فعاليت  در  تحقق آن هدف مي باشد. هر فعاليت داراي درصد تحققي است که توسط مسئول پروژه تعيين و توسط مدير طرح تأئيد و يا رد مي گردد.
5-5-1-نظارت و کنترل
کنترل وسيله اي است که به منظور بررسي پيشرفت فعاليتها در رسيدن به هدف طرح گرديده است. وظيفه اصلي کنترل عبارت است از آگاه نمودن مدير در مواقعي که مشکلي در تحقق برنامه ها و تحقق هدف پيش آيد و البته اين اعلام خطر بايد زماني صورت پذيرد که فرصت براي انجام اقدامات اصلاحي وجود داشته باشد.
بطور خلاصه قابليتهاي سيستم شامل موارد زير است:
1-   محاسبه در صد تحقق برنامه، طرح و پروژه ها
2-    محاسبه و گزارش گيري از ميزان مشارکت همکاران در هر برنامه
3-   محاسبه و گزارش گيري از ميزان مشارکت همکاران در هر طرح
4-   محاسبه و گزارش گيري از ميزان مشارکت همکاران در هر پروژه
5- محاسبه و گزارش گيري از ميزان مشارکت مسئولين طرحها در سطح برنامه
6- گزارش گيري از تعداد برنامه، طرح و پروژه ها
7-  کنترل کامل بر روي پروژه ها و زمانبندي

مدیریت بر مبنای هدف و اهداف سازمانی
ارزش مدیریت بر مبنای هدف در این است که می‌توان به وسیله آن هدفهای کوچک سازمانی را به صورت هدفهای خاص برای واحد سازمان و اعضای آن درآورد. به وسیله این روش کل هدفهای سازمان به صورت هدفهایی خاص درآمده که در سطوح سازمانی قرار می‌گیرند. ازآنجایی که مدیران واحدهای پایین ترسازمان در تعیین هدفهای مربوطه مشارکت می‌کنند، باید گفت مدیریت برمبنای هدف، در سازمان، مسیر پایین به بالا می‌پیماید، و نه مسیر بالا به پایین.

محاسن و معايب مديريت بر مبناي هدف:

برخي افراد نظير دمينگ، به شدت مخالف اين شيوه مديريت هستند و معتقدند كه هدف مديريت، بايد توأم با بهبود مستمر باشد و نه يك هدف ثابت.

برخي مطالعات نیز نشان مي­دهند، كه مديريت بر مبناي هدف، باعث بهبود در دستيابي به هدف­ها و افزايش مداوم در بهره‌وري مي­شود. همچنين با اين روش مي­توان تلاشهاي مديران را يكپارچه كرد و براي اثربخش كردن مديريت برمبناي هدف بايد آن را بصورت يك نظام فراگير در نظر گرفت؛ نه افزوده­اي به كار مديريت.

تجارب كسب شده از كاربرد روش مديريت بر مبناي هدف حاكي از آن است كه اين روش محاسن و معايب متعددي دارد:

الف) محاسن

1.     توسعه ارتباط كاركنان و مديران؛

2.     ايجاد توافق ميان كاركنان و مديران درمورد محتواي كار و اهميت نسبي وظايف عمده؛

3.     بهبود شيوه بكارگيري منابع انساني و بهره‌وري كاركنان؛

4.     پيشرفت كاركنان و ارتقاي كيفي مهارت و توانايي‌هاي آنها؛

5.     بهبود عملكرد كاركنان و افزايش تعهد آنها به تحقق اهداف؛

6.     بهبود معيارهاي ارزيابي عملكرد كاركنان؛

7.     بهره‌مندي سازمان از خلاقيت و استعدادهاي بالقوه كاركنان در نوآوري؛

8.     بهبود فراگرد برنامه‌ريزي كلي در سازمان.

ب) معايب

1-  وقت‌گيري بيش از حد؛

2-  تأكيد بيش از حد بر مستندسازي؛

3-  عدم امكان تعديل سريع اهدافي كه در عمل، غير منطقي به نظر مي‌رسند؛

4-  وابسته بودن اين روش به ميزان حمايت مديران عالي؛

5-  توانايي كم بعضي از كاركنان در تعيين اهداف.

منابع:
1-  مبانی رفتار سازمانی استیفن. پی. رابینز ترجمه پارسایان / اعرابی ص96
2- زبان تخصصی مدیریت (مقدماتی) نویسنده دکتر داور ونوس
3- مبانی رفتار سازمانی استیفن. پی. رابینز ترجمه پارسایان/اعرابی ص۹۶

۱. ^ Drucker, Peter F. ، "The Practice of Management", 1954. ISBN 0-06-011095-3 ۲. ^ Odiorne, George S. ، "Management by Objectives; a System of Managerial Leadership", New York: Pitman Pub. ، ۱۹۶۵. ۳. ^ Deming, W. Edwards, "Out of the Crisis", The MIT Press, 1994, ISBN 0-262-54116-5 ۴. ^ Deming’s 14 Points and Quality Project Leadership J. Alex Sherrer, March ۳، ۲۰۱۰۵. ^ Drucker, Peter, "Management Tasks, Responsibilities, Practices", Harper & Row، ۱۹۷۳